Comment réserver une salle auprès des services de la Ville de Dunkerque ?
La Ville de Dunkerque et l'Association Dunkerquoise de Gestion des Équipements Sociaux (ADuGES), gèrent des salles qu'elles mettent ponctuellement à disposition des organisateurs de réunions et d'activités.
Attentive à l'harmonisation et l'amélioration de ses pratiques, la Ville de Dunkerque a entrepris la modernisation des procédures de mise à disposition de ses salles. Objectif : simplifier les démarches tout en clarifiant les relations entre la collectivité et les utilisateurs.
Si les modalités de réservation diffèrent entre la Ville et l'Aduges, les deux structures s'accordent néanmoins sur des principes communs :
• la contribution de l'utilisateur aux frais engendrés par la mise à disposition de la salle (entretien, fluides,...)
• l'exonération de contribution aux frais engendrés si un partenariat est mis en place entre l'utilisateur et le gestionnaire.
Avant toute demande, veuillez prendre connaissance de l'arrêté du règlement intérieur d'occupation temporaire des salles municipales en cliquant ici.
Comment formuler votre demande ?
• via un formulaire à renseigner en ligne (en bas de cette page !) ou à télécharger en cliquant ici, ou à retirer à l'accueil de l'hôtel de ville et des mairies de quartier. • si vous optez pour la version papier, il convient de le retourner, soit en le scannant et en l'envoyant par mail (contact@ville-dunkerque(dot)fr) ou en le déposant à l'accueil de l'hôtel de ville, de votre mairie de quartier ou auprès de votre interlocuteur habituel au sein des services municipaux. ATTENTION : le formulaire ne peut être utilisé que pour une seule demande. Il doit être intégralement complété sans oublier de préciser vos besoins spécifiques (tables, chaises,...).
Qui donne suite à votre demande et comment ?
Le formulaire de demande est réceptionné et enregistré par la Ville.
Votre demande est ensuite analysée par les services municipaux qui recherchent la salle la mieux adaptée à vos besoins (exemple : une salle dotée d'une scène).
Une fois la salle identifiée, ils vous notifient l'accord et les conditions de mise à disposition en vous retournant le formulaire complété et signé. Y seront précisés :
> les coordonnées du référent qui vous accompagnera tout au long de la procédure,
> les conditions d'occupation que vous devrez respecter (exemple : couvrir et de protéger le sol),
> le cas échéant, le coût de la mise à disposition. Selon les cas de figure, ce coût sera à valoriser dans votre bilan annuel ou à régler à la ville dès réception du titre de recette.
Quelles contreparties à la mise à disposition ?
• Si la proposition vous convient, il vous faudra simplement contacter le référent afin qu'il effectue avec vous l'état des lieux de la salle mise à votre disposition. Lors de cette visite, il vous expliquera les engagements à respecter et vous remettra un règlement intérieur unique (valable pour toutes les salles gérées par la Ville).
• Vous devrez lire attentivement ce document, le signer et en respecter les conditions et engagements.
• Suivant votre statut, la nature et la durée de votre occupation, la salle vous sera mise à votre disposition gratuitement ou moyennant une contribution aux frais engagés par la Ville (fluides énergétiques, entretien, maintenance,...). Celle-ci s'élève à 0,075 € par m2 et par heure de mise à disposition (incluant les temps de préparation).
• Les associations et collectifs d'habitants dunkerquois peuvent bénéficier de deux mises à disposition par an sans avoir à contribuer aux frais de mise à disposition. Si des créneaux supplémentaires sont souhaités dans l'année, la Ville pourra proposer le cas échéant de nouer un partenariat avec une charte de mise à disposition de salle.
• Certaines manifestations (celles soumises à un droit d'entrée, celles nécessitant l'intervention de la Ville, celles durant plus de 2 jours, les loteries et jeux d'argent, les brocantes en salle) sont soumises, de par les réglementations en vigueur, à des conditions spécifiques. Pour les connaître, consultez le règlement intérieur ou appelez le Dunkerque info mairie (03 28 59 12 34) qui vous orientera vers votre référent.
Les mises à disposition de salles par l'Aduges
Comment formuler votre demande ?
• La demande doit être formulée par courrier ou par mail au directeur de la maison de quartier concernée. Elle peut également être déposée directement en maison de quartier.
• Pour connaître les coordonnées des différentes maisons de quartier, consultez le site Internet www.aduges.org ou téléphonez au 03 28 59 69 00.
• La demande doit préciser l’usage envisagé de la salle.
Qui donne suite à votre demande et comment ?
• Les maisons de quartier définissent chaque année l'organisation et la planification de l'occupation des locaux au regard des demandes reçues, de la disponibilité effective et des propositions de projets associatifs.
• Si les demandes s'avèrent trop nombreuses, les associations d'utilité publique ou dont l'activité est d'utilité sociale sont prioritaires.
• Pour établir les plannings annuels d'occupation des locaux, l'équipe de la maison de quartier (comprenant les bénévoles et notamment les membres du conseil de maison) analyse les demandes et invite les demandeurs à une entrée en dialogue.
• L'entrée en dialogue peut prendre différentes formes selon les usages de la maison de quartier : rendez-vous, échange téléphonique... Elle vise à déterminer les possibilités ou non de partenariat, de coopération ou d'action commune.
• Si la constitution d'un partenariat, n'est pas obligatoire, elle conditionne toutefois le niveau de participation aux frais de mise à disposition de la salle.
Les informations recueillies au moyen du présent formulaire font l’objet d’un traitement informatique destiné aux services de la Ville de Dunkerque.
Les informations personnelles portées sur ce formulaire sont enregistrées et traitées dans un fichier informatisé par la Ville de Dunkerque.
Nous ne traiterons ou n'utiliserons vos données que dans la mesure où cela est nécessaire.
Vos informations personnelles sont conservées pour une durée de 1 an, sauf si :
• Vous exercez votre droit de suppression des données vous concernant, dans les conditions décrites ci-après ;
• Une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale ou règlementaire.
Pendant cette période, nous mettons en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.
L'accès à vos données personnelles est strictement limité au personnel de la Ville de Dunkerque.
En dehors des cas énoncés ci-dessus, nous nous engageons à ne pas vendre, louer, céder ni donner accès à des tiers à vos données sans votre consentement préalable, à moins d’y être contraints en raison d’un motif légitime (obligation légale, lutte contre la fraude ou l’abus, exercice des droits de la défense, etc.).
Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable dès le 25 mai 2018), vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Vous pouvez exercer ces droits auprès de la Ville de Dunkerque, place Charles Valentin, 59140 Dunkerque, ou du délégué à la protection des données (DPO) de la Ville de Dunkerque en cliquant ici... sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide.
Pour toute information complémentaire ou réclamation, vous pouvez contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).